DOSSIER : « ZZZZZ »

Exercice clos le : 31/12/200N

 

 

 

LA LETTRE D’AFFIRMATION

 

1. PRINCIPE

Le commissaire aux comptes s'assure que la direction a conscience que l'établissement et la présentation des comptes sont de son ressort et qu'elle en prend la responsabilité.

A cet effet, le commissaire aux comptes peut par exemple :

-         obtenir un exemplaire des comptes signé par la direction ;

-         obtenir le procès verbal de la réunion de l'organe ayant arrêté les comptes ;

-         obtenir une déclaration écrite de la direction reconnaissant sa responsabilité dans l'établissement des comptes.

 

En général, les déclarations écrites demandées à la direction se limitent aux aspects qui, pris isolément ou dans leur ensemble, revêtent un caractère significatif pour l'objectif de sa mission. A cet effet, le commissaire aux comptes peut être amené à préciser à la direction son appréciation du caractère significatif.

Les déclarations de la direction ne peuvent en aucun cas se substituer aux autres éléments probants qui peuvent normalement exister ou que le commissaire aux comptes peut collecter par ailleurs.

Si une déclaration de la direction est en contradiction avec d'autres éléments probants, le commissaire aux comptes en examine les raisons et, si nécessaire, reconsidère le degré de confiance qu'il accorde à l'ensemble des déclarations faites par la direction.

Une déclaration écrite constitue un élément probant plus fiable qu'une déclaration orale. Elle peut prendre la forme d'une lettre de la direction adressée au commissaire aux comptes, généralement appelée " lettre d'affirmation " ;

A défaut, le commissaire aux comptes peut adresser une lettre à la direction, explicitant la façon dont il a compris ses déclarations, et demandant à celle-ci d'en accuser réception et d'en confirmer le contenu.

2. POINTS ESSENTIELS CONCERNANT LA LETTRE D’AFFIRMATION DE LA       DIRECTION

Lorsque le commissaire aux comptes sollicite de la direction la confirmation d'informations, il exprime la demande qu'une lettre lui soit adressée. Le commissaire aux comptes demande à la direction de lui envoyer la lettre d'affirmation à une date la plus rapprochée possible de la date de signature de son rapport. Toutefois, dans certaines situations, le commissaire aux comptes peut demander, au cours de sa mission ou après la date de signature de son rapport, une lettre d'affirmation distincte concernant certaines opérations ou événements particuliers. La lettre d'affirmation de la direction est habituellement signée par les responsables opérationnels de l'entité (en général, le président ou le directeur général ou un directeur général délégué, selon les cas, et le directeur financier), au mieux de leurs connaissances et en toute bonne foi.

Si la direction refuse de fournir les déclarations demandées par le commissaire aux comptes ou de confirmer le contenu de la lettre adressée par le commissaire aux comptes, ceci constitue une limitation dans l'étendue de ses travaux et il en tire les conséquences sur l'expression de son opinion. Dans ce cas, le commissaire aux comptes reconsidère le degré de confiance qu'il accorde à l'ensemble des autres déclarations faites par la direction au cours de sa mission et détermine si ce refus peut avoir d'autres incidences sur son opinion.

La liste de points susceptibles d'être évoqués est indicative et non exhaustive. Son contenu nécessite d'être adapté et complété au regard des spécificités propres à l'entité et au contexte particulier de l'intervention du commissaire aux comptes.

En introduction, la lettre d'affirmation replace la mission dans son contexte, par exemple :

« Cette lettre, fournie à votre demande, s'inscrit dans le cadre de votre mission de commissariat aux comptes portant sur les comptes (annuels et, le cas échéant, consolidés) de l'exercice clos le ... »  

 

Elle rappelle la responsabilité des dirigeants en matière d'établissement des comptes, de conception et de mise en oeuvre de systèmes comptable et de contrôle interne destinés notamment à prévenir et à détecter les erreurs et les fraudes, et les limites de leurs déclarations. Par exemple :

« En tant que responsables de l'établissement des comptes, de la conception et de la mise en oeuvre des systèmes comptable et de contrôle interne destinés notamment à prévenir et à détecter les erreurs et les fraudes, nous vous confirmons, au mieux de notre connaissance et en toute bonne foi, les déclarations suivantes : ... ».

 

 

2.1.Points devant nécessairement être évoqués :

Caractère non significatif, selon la direction, des effets des anomalies relevées par le commissaire aux comptes et non corrigées. Un état de ces anomalies non corrigées est joint à cette déclaration

Confirmation du fait que la direction a communiqué au commissaire aux comptes son appréciation sur le risque que les comptes puissent comporter des anomalies significatives résultant de fraudes.

Confirmation que tous les faits significatifs liés à des fraudes commises ou suspectées dont la direction a eu connaissance, ont été signalés au commissaire aux comptes.

Confirmation que le commissaire aux comptes a été informé de tous les cas survenus ou potentiels de non-respect des textes légaux et réglementaires dont les conséquences devraient être prises en considération lors de l'établissement des comptes.

Information concernant les parties liées : exhaustivité de l'information fournie au commissaire aux comptes sur l'identification des parties liées et pertinence de l'information donnée dans l'annexe selon le référentiel comptable applicable  ( tel que la cessation d’un produit ou d’une activité etc.).

Plans d'actions de la direction pour l'avenir, lorsque des faits ou événements susceptibles de remettre en cause la continuité de l'exploitation ont été identifiés.

 

2.2. exemples de points pouvant être évoqués

Enregistrement exhaustif et régulier des opérations de l'exercice dans la comptabilité.

Mise à disposition du commissaire aux comptes de l'ensemble de la comptabilité et de la documentation y afférente (telle que rapports internes, documents du contrôle de gestion et budgétaire, etc.) ainsi que de tous les contrats ayant ou pouvant avoir une incidence significative sur les comptes annuels et de tous les procès-verbaux des conseils et assemblées qui se sont tenus durant l'exercice jusqu'à la date de la lettre d'affirmation.

Absence de passif éventuel important, de pertes potentielles ou d'engagements, non enregistrés ou non mentionnés dans l'annexe. (notifications de redressements, procès en cours, garanties aux clients, affaires contentieuses ou litigieuses etc.)

Détention par l'entité, à la date de clôture, de titres de propriété valables pour tous ses actifs et absence d'actifs gagés, hypothéqués ou nantis (autres que ceux mentionnés dans l'annexe).

Intentions de la direction en matière de détention d'actifs.

Lorsque l'évaluation de certains actifs (stocks, immobilisations incorporelles) se fonde sur des informations prévisionnelles, confirmation par les dirigeants que ces informations relèvent de leur responsabilité, qu'elles reflètent la situation future estimée la plus probable et que les décisions prises ou les actions envisagées ne contredisent pas les hypothèses retenues.

Postérieurement à la date de clôture des comptes, absence d'événements nécessitant une écriture d'ajustement des comptes ou une mention dans l'annexe ou dans le rapport de gestion.

Communication au commissaire aux comptes de toutes les informations comptables et financières adressées ou mises à la disposition des actionnaires à l'occasion de l'assemblée générale appelée à statuer sur les comptes.

Communication au commissaire aux comptes de toutes les informations relatives aux conventions entrant dans le champ d'application de l'article L. 225-40 du Code de commerce.

 

3. MODELES (à titre indicatif)  DE LETTRE D’AFFIRMATION DE LA DIRECTION

 

MODÈLE 1

 

SOCIETExxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

 

 

 

Mxxxxxxxxxxxxxxx

Commissaire aux comptes

xxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxx

 

 

 

(lieu,date)

               

 

Monsieur le commissaire aux comptes,

 

Dans le cadre de votre mission de commissariat aux comptes de notre société filiale la Société Anonyme xxxxxxxxxx, nous vous confirmons les déclarations suivantes qui vous ont été faites et que vous avez estimées importantes :

 

§      La continuité de l’exploitation de la Société Anonyme xxxxxxxxxx ne peut-être remise en cause car notre société « Holding » soutient financièrement cette filiale ;

§      Les conséquences actuelles ou ultérieures des engagements financiers, hors bilan, donnés par notre filiale xxxxxxxxxx seront assumées par la Société Anonyme xxxxxxxxxx, en cas de défaillance de sa filiale ;

§      Les avances financières à ce jour et les abandons de créances avec clause de retour à meilleure fortune consentis par la Société Anonyme xxxxxxxxxx ne font pas l’objet d’une demande de remboursement et d’une exigibilité immédiate ;

§      Il n’y a aucun plan de cession en cours ou prévu de notre participation de notre filiale xxxxxxxxxx .

 

 

Nous vous confirmons que nous n’avons connaissance d’aucune irrégularité ou malversation commise au sein de notre filiale xxxxxxxxxx, par un salarié ou un membre de la Direction de la filiale ou du groupe, qui puisse avoir une incidence significative sur la présentation des comptes de cette société.

 

Nous vous confirmons, par ailleurs, qu’à ce jour il n’est intervenu aucun événement ou fait important, dont nous aurions connaissance et qui serait de nature à affecter, dans ses aspects les plus significatifs, la présentation des comptes annuels de la Société Anonyme xxxxxxxxxx.

 

Nous vous prions de croire, Monsieur le commissaire aux comptes, à l’assurance de notre considération distinguée.

 

 

 

 

 

xxxxxxxxxxxx

(Fonctions)

 

MODÈLE 2

 

 

SOCIETE « X »

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

 

 

 

Mxxxxxxxxxxxxxxx

Commissaire aux comptes

xxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxx

 

 

 

(lieu,date)

               

 

Monsieur le commissaire aux comptes,

 

Cette lettre, fournie à votre demande, s’inscrit dans le cadre de votre mission de commissariat aux comptes portant sur les comptes annuels de l’exercice clos le ……………………….

 

En tant que responsables de l’établissement des comptes, de la conception et de la mise en œuvre des systèmes comptables et de contrôle interne destinés notamment à prévenir et à détecter les erreurs et les fraudes, nous vous confirmons au mieux de notre connaissance et en toute bonne foi, les déclarations suivantes :

 

§      Nous estimons que ces comptes ne comportent pas d’anomalies significatives résultant de fraudes ;

§      Nous avons effectué un enregistrement exhaustif et régulier des opérations de l’exercice dans la comptabilité ;

§      L’ensemble de le comptabilité et de la documentation y afférente ont été mis à votre disposition ;

§      Les parties liées, correspondant à deux entités dont l’une d’entre elles peut contrôler l’autre ou exercer sur celle-ci une influence notable lors de la prise de décisions financières ou de gestion, ne concernent que le société « Y » ;

 

§      Il n’a été décelé, à ma connaissance, aucune irrégularité dans les opérations de la société « X » au cours de l’exercice 200.. et les textes légaux et règlementaires ont été appliqués.

 

 

 

 

 

xxxxxxxxxxxx

(Fonctions)